Managers met een aangeboren talent om taken te delegeren, bestaan niet.
Taken delegeren is een heilige transactie tussen een manager en een werknemer en moet dienovereenkomstig worden behandeld. Je kan dit bereiken door:
– zorgvuldig de taken te selecteren die je zelf zult uitvoeren en deze die je zult delegeren ;
– taken op een georganiseerde en logische manier te delegeren ;
– de werknemer duidelijk uit te leggen wat van hem wordt verwacht ;
– mogelijke weerspannigheid te voorzien en op een doeltreffende manier aan te pakken.
Hierna de checklist ‘delegeren’.

* delegeren om het werk te laten opschieten
– delegeer taken om:
= jezelf niet te belasten met routinetaken en standaardbeslissingen
= jezelf te bevrijden van triviale administratieve taken
= een opvolger op te leiden
= ondergeschikten te helpen bij het verwezenlijken van hun carrièredoelstellingen
= macht te delen met mensen en mensen bevoegdheden te geven
= jouw reputatie als leidersfiguur te verstevigen
= ambitieuze werknemers te motiveren
= te voorkomen dat jouw beste mensen naar andere bedrijven vertrekken

– ga na wat jouw opvattingen, gewoonten en vaardigheden zijn wat delegeren betreft en analyseer die
– gebruik hulpmiddelen zoals tests als je wilt nagaan in welk opzicht je jezelf nog kunt verbeteren in het delegeren van taken
* de juiste taken delegeren
– ga na wat de houding is van jouw chef tegenover verantwoordelijkheid en delegeren, dit heeft wellicht een invloed op wat je juist zult delegeren
– evalueer het werk dat je wilt delegeren in verhouding tot de vaardigheden en mogelijkheden van jouw medewerkers
– zorg ervoor dat je jouw job en bedrijf kent, zo kan je gemakkelijk bepalen welke taken je moet delegeren en welke je zelf moet uitvoeren
– onthoud dat je jezelf waarschijnlijk meer tijd bespaart door beslissingen aan anderen over te laten dan door taken te delegeren
* de basisprincipes van succesvol delegeren
– delegeer op het juiste niveau en probeer taken altijd in hun geheel te delegeren
– deel mensen mee wat je van hen verwacht, maar niet hoe ze het gewenste resultaat kunnen bereiken
– aanvaard onschuldige fouten en beschouw die als onderdeel van het leerproces
– zorg ervoor dat jouw medewerkers weten welke carrièremogelijkheden ze mogen verwachten van de taak die je hen hebt opgedragen
– geef werknemers alle resources en bevoegdheid die ze nodig hebben om hun werk naar behoren uit te voeren
* de opdracht meedelen
– voordat je jouw plan om een taak te delegeren bespreekt met een medewerker, zijn er enkele factoren waarmee je rekening moet houden:
= de gevolgen van een mogelijke taalbarrière
= de bereidheid van de medewerker vragen te stellen
= de behoefte aan visuele hulpmiddelen
– spreek samen met de medewerker een begindatum af om jouw taken over te nemen
– geef de medewerker de tijd om zicht hierop voor te bereiden
– spreek een einddatum af wanneer het om een eenmalige opdracht gaat
– bepaal grenzen voor de beslissingen die de werknemer mag nemen en deel hem mee welke bevoegdheden hij heeft
– deel jouw medewerker mee hoe je zijn werk zult opvolgen en welk type voortgangsrapporten hij moet opstellen
– laat hem beloven zijn werk naar behoren uit te voeren
– breng de juiste mensen op de hoogte van jouw beslissing en geef hun opdracht voortaan contact op te nemen met de persoon aan wie je de taak hebt gedelegeerd
* weerspannige werknemers op de juiste manier aanpakken
– houdt er rekening mee dat werknemers soms niet erg geneigd zijn opdrachten te aanvaarden omdat ze:
= een gebrek aan zelfvertrouwen hebben
= het gevoel hebben dat ze altijd het vuile werk moeten opknappen
= denken dat ze onderbetaald worden
= vrezen dat zij de zondebok zullen zijn wanneer er iets fout loopt
= denken dat de opdracht niet tot hun functieomschrijving behoort
= zich zorgen maken over mogelijke conflicten met hun collega’s
– neem de tijd om een medewerker gerust te stellen die erg onder de indruk is van de taak die je hem hebt gegeven
– geef werknemers zelfvertrouwen wanneer je taken of beslissingen aan hen overlaat waarmee ze geen ervaring hebben
* een opdracht opvolgen
– bevestig de bevoegdheden van jouw medewerkers wanneer die in vraag worden gesteld
– stel jouw medewerkers op hun gemak wanneer ze je komen vertellen dat er problemen zijn
– begeleid hen, geef possitieve kritiek en luister naar hen
– sta niet toe dat werknemers de taken die je aan hen hebt gedelegeerd opnieuw in jouw schoenen schuiven
– ga na wat hun redenen daarvoor zijn, maar laat je niet manipuleren door gewiekste medewerkers
– ga na waarom opdrachten fout zijn gelopen en ga daarna voorzichtiger te werk
– denk eraan dat je taken ook stapsgewijs kunt delegeren in plaats van allemaal in één keer
* de manager die taken weigert te delegeren juist aanpakken
– probeer zoveel mogelijk te leren over de werklast van jouw manager, de opdrachten die hem nog boven het hoofd hangen, de taken en beslissingen waaraan hij veel tijd besteedt en zijn prioriteiten
– stel een lijst op met alle taken waarbij je allebei voordeel hebt als hij die aan je delegeert
– wanneer je klaar bent om een voorstel te doen, moet je jezelf goed voorbereiden op alle redenen die de manager zal aanhalen om zijn taken niet te delegeren
– wanneer je voor een manager werkt die zelf graag de eer opstrijkt, moet je ervoor zorgen dat je wordt erkend voor de bijdrage die je hebt geleverd aan belangrijke projecten
_____

bron: Delegeren – uitgeverij E-com Publishing

wijsondernemen.be

Erik